Communiquer efficacement via courriel est bot plus simple et plus difficile que vous ne le pensez. Parce qu’il est tellement facile, il est tentant de s’enliser dans des détails infimes lorsque vous envoyez un courriel. Par-dessus tout, éviter cette tentation et gardez les courriels d’affaires simple et ciblée. Enregistrez la discussion des détails du projet pour l’interaction face à face. Vos emails seront à leur plus efficace en suivant simplement que la règle unique.

Connaître auditoire

Pensez à comment vous communiquer avec d’autres personnes dans votre bureau en personne. Vous probablement parlez à votre patron différemment que vous parlez à vos collègues de travail. Si vos responsabilités impliquent de communiquer avec les clients d’affaires ou de partenaires, qui est un autre endroit où vous pouvez communiquer différemment. Gardez ces différences à l’esprit lorsque vous composez le courriel. À moins d’avoir une relation d’affaires établies qui renonce formalité, commis une erreur sur le côté du étant formelle et poli avec les superviseurs, les partenaires et les clients de l’entreprise. Par exemple, utiliser les titres plutôt que des prénoms–jusqu’à ce qu’et, à moins que quelqu’un vous dit que c’est OK à les appeler « Tom » ou « Sally. »

Arriver à Point

Vous recevez probablement beaucoup de courriel chaque jour ; tout le monde le fait. Afin que votre courriel obtient lire et donné suite, gardez-la courte, simple et au point. Ne soyez pas brusque ou impoli, mais votre message d’État simplement et avec courtoisie. N’utilisez pas de verbosité excessive ou jargon inutile ; Il ne vous fait pas regarder plus intelligente, elle détourne juste le lecteur depuis les points que vous essayez de faire. Dans un monde qui est court sur le temps, un bref email qui dit exactement ce qu’il faut dire qu’est apprécié et a répondu à plus rapidement.

Spécifiez l’Action nécessaire

Courriels pas tous besoin d’une réponse, alors que pour d’autres, vous aurez un courriel de suivi ou un appel téléphonique. Ne donne pas le lecteur de votre courriel une chance à remettre en question ce que vous voulez d’eux et ne supposez pas qu’il devrait être évident de votre adresse de courriel à moins que vous venez à droite et le dire. Si vous voulez que cette personne de vous appeler, de dire « Veuillez appeler pour discuter des options de réunion », ou quel qu’il n’est que vous souhaitez discuter. Si aucune réponse n’est nécessaire, ne dire « Aucun réponse nécessaire. » Spécifiant le prochain cours d’action grandement augmente les chances que vous obtiendrez la réponse que vous souhaitez.

Break It Up

Courriel est un média visuel, comme les documents et les diapositives utilisés lors des réunions. Gardez vos phrases courtes et arrangés en petits groupes. Si vous devez inclure une foule de renseignements dans un seul courriel, utilisez bullet points et la numérotation de garder l’email bien organisées et faciles à lire. Si vous le jugez possible et souhaitable, envisager un courriel longtemps multisujet par effraction dans quelques courriels de petits, un sujet. Par exemple, si vous voulez parler à Harry un examen du rendement, garder ce courriel séparé d’une invitation à parti going-loin de Mary la semaine prochaine. Qui rend plus facile pour vos associés commerciaux garder leurs boîtes de réception organisée–et plus susceptibles que répondra au besoin.

Vérifier l’orthographe et grammaire

Courriel peut être moins formel des moyens de communication que les lettres de l’entreprise, mais cela ne signifie pas que vous devez avoir recours à un raccourci message texte. Utilisation des outils vérifier l’orthographe et de grammaire sur votre messagerie d’entreprise avant de l’envoyer. Vous ne savez jamais qui va le lire, et vos communications Courriel réfléchir sur vous, comme un professionnel–ainsi que votre entreprise.